استراتژی‌‌‌های اجتناب از ناهماهنگی

شما می‌توانید با چند گام مفید و عملی مانع ورود ناهماهنگی‌‌‌های کوچک در کارتان شوید؛ به‌‌‌شرط آنکه حاضر باشید بارها در حین کار دست نگه دارید و سوالاتی را مطرح کنید تا مطمئن شوید یک ناهماهنگی کوچک قبل از آنکه تبدیل به چیز بزرگ‌تری شود از بین برود.

پیش از آغاز پروژه جدید پیچیدگی‌‌‌های ارتباطی را بررسی کنید. یکی از منابع پنهان خرده‌استرس،  در مدل کاری امروز آرمیده که بخش مشارکتی بیشتری دارد. تعداد و انواع همکاری‌‌‌هایی که برای انجام کارمان باید در آنها مشارکت داشته باشیم به شکل سرسام‌‌‌آوری افزایش یافته است. اما اغلب زمان لازم این تعاملات را در تخمین زمان موردنیاز انجام یک کار یا پروژه حساب نمی‌‌‌کنیم.

روابط و اتفاقات را در نظر بگیرید. تمام جوانب روابط و اتفاقات مربوط به هر پروژه یا کار تازه‌‌‌ را بسنجید،  از جمله اینکه از چه نظر با مسوولیت‌‌‌های کنونی شما یا تیمتان تداخل خواهد داشت. برای انجامش به چه افرادی تکیه می‌‌‌کنید؟  آیا می‌توانند به‌‌‌آرامی و بدون مشکل با هم کار کنند یا همکاری لازم برای انجام این کار بزرگ‌تر از چیزی است که پیش‌بینی می‌‌‌شد؟

اهداف،  اولویت‌‌‌ها و ذی‌نفعان را مرور کنید. با اسپانسر و رهبر پروژه صحبت کنید تا خاطرجمع شوید که اهداف،  اولویت‌‌‌ها و ذی‌نفعان مربوط را به‌‌‌درستی درک کرده‌‌‌اید. ممکن است وسوسه شوید پروژه‌‌‌های جدید را بلافاصله قبول کنید؛ چون می‌‌‌خواهید به شخصی که از شما درخواست کرده کمک کنید یا نشان دهید که می‌توانید از پس کارها بربیایید. اما شما می‌توانید همزمان هم گشاده‌‌‌رو و خوش‌بین باشید و هم قبل از اینکه مسوولیت کاری را بپذیرید بگویید:  «به اطلاعات بیشتری درباره این کار نیاز دارم.»

حد و اندازه درخواست را مشخص کنید. با تمام افراد دخیل در پروژه صحبت کنید،  از جمله افرادی که در پروژه‌‌‌های دیگری همکار شما هستند تا مطمئن شوید که آنها متوجه هستند در پروژه جدید چه چیزهایی دخیل است و شما با توجه به تداخل برنامه‌‌‌هایتان از پس انجامش برمی‌‌‌آیید.

هنگام شروع یک پروژه جدید به‌‌‌وضوح مشخص کنید که چه تعهداتی را می‌‌‌پذیرید.

سر کار و زمان به توافق برسید. در ابتدا با تیم وقت بگذارید تا مطمئن شوید که درباره چه‌‌‌کاری و چه زمانی هم‌‌‌عقیده هستید. پنج دقیقه وقت بگذارید تا جزئیات را برای خود،  ذی‌نفعانتان و هر همکار دیگری که دستی در این کار دارد روشن کنید.

مشخص کنید که مسوولیت چه چیزهایی با شماست. باید حد و اندازه درخواست را بدانید تا بفهمید شما – و همکارانی که برای انجام این کار رویشان حساب خواهید کرد- زمان و توانایی لازم برای انجام این کار را دارید یا نه.

یک جدول زمان‌‌‌بندی واضح به همراه انتظارات عملکردی تعیین کنید. در ابتدای کار رسیدن به درک مشترک برای موفقیت همه حیاتی است.

موقعی که با هم کار می‌‌‌کنید چشمتان دنبال ناهماهنگی‌‌‌ها باشد. سیستم حسی خودتان را برای کشف ناهماهنگی‌‌‌ها ایجاد کنید تا بتوانید به‌‌‌سرعت دست به کار حل مشکلات شوید. می‌توانید ۵ یا ۱۰ دقیقه انتهای هر جلسه را به این اختصاص دهید که افراد برداشتشان از گفت‌وگو را تکرار کنند تا مطمئن شوید هیچ‌‌‌چیز به اشتباه تفسیر نشده باشد.

 خرده‌استرس دوم:  خطاهای عملکردی کوچک

عامل یکی دیگر از منابع چشمگیر خرده‌استرس همکارانی هستند که قابل‌‌‌اعتماد نیستند،  اما نه از آن نظر که احتمالا شما فکر می‌‌‌کنید. معمولا این آدم‌‌‌های از زیر کار در رو نیستند که به ما آسیب می‌‌‌زنند،  چراکه آنها اغلب توسط واحد مدیریت عملکرد و فرآیندهای استعدادی و مهارتی کنار گذاشته می‌‌‌شوند.

اغلب مشکلات زمانی پیش می‌‌‌آیند که اشتباهات عملکردی جزئی هم‌‌‌تیمی‌‌‌هایی که نیت بدی هم ندارند به شکل غافلگیرکننده‌‌‌ای روی هم جمع می‌‌‌شوند. اغلب ما به‌‌‌قدری درگیر مسائل مختلفی هستیم که فراموش می‌‌‌کنیم،  عقب می‌‌‌افتیم یا امیدواریم «نسبتا خوب» کافی باشد،  چون زیر بار مسوولیت‌‌‌هایمان به‌‌‌شدت تحت‌‌‌فشار و فرسوده‌‌‌ایم. درنهایت در قسمت‌‌‌هایی که اصلا چشمگیر و مهم به نظر نمی‌‌‌رسند به‌‌‌گونه‌‌‌ای سروته کار را هم می‌‌‌آوریم که در نهایت نه‌‌‌فقط روی کار خودمان که روی کار همکارانمان هم تاثیر می‌‌‌گذارد.

تصور کنید شما مسوول پروژه‌‌‌ای هستید و سه هم‌‌‌تیمی دارید. یک نفرشان تعهدات موردنیاز را به‌‌‌درستی درک نکرده،  دیگری جذب پروژه اولویت‌‌‌دار دیگری شده  و کمتر از آنچه از او انتظار می‌‌‌رفت وقت می‌‌‌گذارد،  در حالی که نفر سوم اولویت را به ضرب‌‌‌الاجل نزدیک جلسه فروش داده و به پروژه شما به ‌‌‌قدر کافی توجه نمی‌‌‌کند. در چنین شرایطی ممکن است هرکدام از این افراد فقط یک‌‌‌ذره از پروژه شما جا بمانند؛ مثلا عملکردشان فقط ۵ درصد کمتر از آن چیزی باشد که شما انتظار داشتید. ممکن است این اشتباهات غیرعمد به شکل تاخیر در جمع‌‌‌آوری داده‌‌‌ای باشد که بقیه تیم به آن احتیاج دارند یا نرسیدن به تصحیح و غلط‌‌‌گیری پیش‌‌‌نویس یک گزارش،  نادیده گرفتن منابعی که در واحدهای گوناگون موردنیاز است و مواردی از این ‌‌‌دست. این اشتباهات کوچک ممکن است به‌‌‌تنهایی بی‌‌‌اهمیت و ناچیز به نظر برسند،  اما برای شما یا برای نتیجه پروژه کوچک نیستند. شما یا نسبت به پروژه احساس مسوولیت می‌‌‌کنید یا نمی‌‌‌خواهید به خاطر کار تیمی ضعیف شهرت خودتان به خطر بیفتد. پس پا پیش می‌‌‌گذارید – همان‌‌‌طور که تقریبا همیشه این کار را می‌‌‌کنید- تا کم‌‌‌کاری‌‌‌های همکارانتان را جبران کنید. مجبور می‌‌‌شوید برای جبران کاستی‌‌‌های همکارانتان ۱۵ درصد به کارتان اضافه کنید آن هم در برنامه‌‌‌ای که همین حالا هم تا خرخره پر و شلوغ است – بگذریم از اینکه سایر کارهایتان هم مختل می‌‌‌شود. بسیاری از ما هرگز درباره این کوتاهی‌‌‌ها حتی به همکارمان شکایت هم نمی‌‌‌کنیم؛ فقط خودمان را به آب‌‌‌وآتش می‌‌‌زنیم که کار ختم به خیر شود.

منبع: دنیای اقتصاد